撰寫報告就像是任何其他的技能一樣，要通過學(xué)習(xí)具體的流程和不斷練習(xí)才能提升。這篇文章詳實地闡述了一個數(shù)據(jù)報告“苦手”如何“上手”修煉這門技能。

01  明確內(nèi)容

在每次的數(shù)據(jù)分析工作中，將分析過程與結(jié)果寫成一份通俗易懂的報告是工作的最后一步，并且對有的人來說，這也是最難的一步。一份技術(shù)報告的目的是傳遞信息。然而，技術(shù)信息是很難讓人理解的，因為它不僅復(fù)雜，而且無法讓人輕易的了解。將數(shù)學(xué)焦慮等融入到任何事情都可以被統(tǒng)計數(shù)據(jù)證實這一流行觀念中，你就可以明白為什么做數(shù)據(jù)分析報告是一份挑戰(zhàn)。 

一個人撰寫有效的數(shù)據(jù)分析報告的能力不應(yīng)該被假定。它和為課堂作業(yè)寫一份只有指導(dǎo)員才去看的課題報告不是一回事。并且數(shù)據(jù)分析員只接受過少量的或者沒有接受過這類技術(shù)寫作格式的培訓(xùn)是一個普遍的現(xiàn)象。一些數(shù)據(jù)分析員從來沒做過這樣的工作，并且他們害怕這個工作過程；一些數(shù)據(jù)分析員沒怎么做過這樣的工作，并且他們認(rèn)為每份報告差不多都一樣；一些數(shù)據(jù)分析員在不同的情況下學(xué)過怎么寫報告，比方說寫公司的通訊稿，并且他們認(rèn)為自己了解所有需要了解的東西；還有最壞的情況是，有的數(shù)據(jù)分析員在沒有指導(dǎo)的情況下寫了分析報告，養(yǎng)成了壞習(xí)慣，并且自己還不知道。 

十分肯定的是，如果你還沒有上過與撰寫數(shù)據(jù)分析報告相關(guān)的大學(xué)課程或者職業(yè)發(fā)展課程，沒有在工作中接受過相關(guān)的指導(dǎo)，并且也沒有做過獨立的相關(guān)性閱讀，那么，你需要學(xué)習(xí)一些關(guān)于撰寫技術(shù)報告的知識。撰寫報告就像是任何其他的技能一樣，要通過學(xué)習(xí)具體的流程和不斷練習(xí)才能提升。下面是四件你可以嘗試用來提高你的技能的事情。 

• 自主學(xué)習(xí)。了解其他人對技術(shù)寫作的認(rèn)識。瀏覽與“統(tǒng)計分析報告”和“技術(shù)寫作”有關(guān)的網(wǎng)站，這種網(wǎng)站有數(shù)以百萬個。學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)課程或者線下課程。閱讀相關(guān)書籍或指導(dǎo)手冊。通過雅虎，谷歌或者領(lǐng)英加入到相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)小組中去。將你自己沉浸在這個話題中，就像你在學(xué)校里做過的那樣。

• 了解批評。在你的職業(yè)生涯中，你將給出或者收到很多關(guān)于技術(shù)報告的批評。并不是所有的批評都具有相同的價值。首先，你需要考慮是誰在批評。有的評論家從來沒有寫過數(shù)據(jù)分析報告，甚至有的從來沒有分析過數(shù)據(jù)。但是，如果這個批評家是那個付賬單的人，那你還是想辦法受著吧。如果是你給出批評的話，你需要學(xué)習(xí)如何給出有建設(shè)性的批評。要尊重報告寫作者對寫作結(jié)構(gòu)和形式的判斷，除非這份報告實在是太糟糕了。關(guān)注內(nèi)容。做個友善的人。

• 下載案例。在網(wǎng)上尋找關(guān)于數(shù)據(jù)分析報告的例子（提示：搜索的時候加上“pdf”和“下載”可能會有幫助）。評論這些例子。這些報告的受眾是誰？傳遞的信息是什么？每份報告的優(yōu)缺點有哪些？哪些報告你覺得屬于好的例子？他們做的哪些工作是你在將來工作時可能會想去做的？

• 找到適合你的。當(dāng)你在網(wǎng)上查找與技術(shù)寫作相關(guān)的建議或者學(xué)習(xí)知識淵博的指導(dǎo)員開設(shè)的課程時，你將會聽到一些不同的觀點。每個人都會提到受眾和內(nèi)容，但是大部分人在報告結(jié)構(gòu)、寫作風(fēng)格及如何進行寫作方面的觀點都很有局限性。如果專家讓你做的事情感覺不對的話，那就忽略它。只要確定你最終選擇的方法適合你自己以及將會讀到你的報告的受眾就好了。 

如果上面的四點你都做了，那么接下來就僅僅是練習(xí)的問題了。你會從你撰寫的每份報告里學(xué)到一些東西。如果你對數(shù)據(jù)分析報告撰寫流程很陌生的話，那么可以考慮學(xué)習(xí)下面的六個課程。 

第一課——明確內(nèi)容

第二課——了解讀者

第三課——明確方法

第四課——吸引注意力

第五課——完成

第六課——得到認(rèn)可

 第一課—明確內(nèi)容 

從你最了解的部分著手開始。在寫一份數(shù)據(jù)分析報告時，你最了解的部分應(yīng)該是你分析的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、繪制的圖形以及建立的模型。 

你應(yīng)該有能力去描述你是如何呈現(xiàn)總體特征的，如何生成這些數(shù)據(jù)的或者是提供了這些數(shù)據(jù)的源頭，在做探索性的分析時你發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)存在哪些問題，你是如何處理這些數(shù)據(jù)的，對異常數(shù)據(jù)你做了怎樣的處理，應(yīng)用了怎樣的變換方法，對于缺失的和重復(fù)的數(shù)據(jù)你做了什么，你是如何處理違反假設(shè)的情況和不顯著的結(jié)果的。 

接下來，你需要決定什么是重要的內(nèi)容，以及，哪些內(nèi)容對報告閱讀者來說是重要的。因為除非你寫的報告是面向你的大學(xué)教授或者是同齡的數(shù)據(jù)分析專業(yè)人員，否則的話，你可以十分確定的認(rèn)為沒有人想聽你講你是如何解決各類問題的，你用了什么技巧，或者你在分析數(shù)據(jù)的時候多么努力。沒有人在意你的結(jié)果是來自Excel表格還是一段自己用R語言編寫的程序。 

一旦整理出了你需要的信息，就為這份報告寫一個概述，這樣你就會知道你都要寫些什么內(nèi)容。這樣做可以幫助你不偏離主線。你的總結(jié)或許可以選擇以下三種形式中的一種： 

• 執(zhí)行總結(jié)。執(zhí)行總結(jié)面對的是決策者或者那些沒有足夠的時間或耐心去閱讀超過400字的文章的人。把你的概述縮減到一頁以內(nèi)，不要使用任何術(shù)語，只提供那些決策者需要的，可以幫助他采取適當(dāng)行動的結(jié)果信息（也就是：你想要傳達(dá)的信息）。

• 總括?？偫鎸Φ氖谴蟛糠肿x者，無論他們是否會閱讀這份報告。一篇總括是報告內(nèi)容的刪減版，并且關(guān)注點在你想要傳達(dá)的信息上。總括的內(nèi)容也不應(yīng)超過幾頁紙。

• 摘要。摘要面對的是同專業(yè)的人以及其他可以看懂?dāng)?shù)據(jù)分析的人。一篇摘要的內(nèi)容通常是一頁紙或者少于一頁紙，并且總結(jié)了你所做的所有的重要的工作，從定義總體到評估效應(yīng)量。摘要通常被用在學(xué)術(shù)論文寫作中。 

一旦你知道了你的讀者是誰，你就可以重新撰寫概述以便抓住讀者的注意力。

02  了解讀者

每篇教你自學(xué)技術(shù)寫作的文章都會首先告訴讀者要考慮他們撰寫報告的觀眾。即使如此，或許很少有作者真的這樣去做。

在統(tǒng)計分析中，你通常會先開始考慮你想要做出推斷的那些總體所具有的特征。與之相似的，當(dāng)你開始撰寫一篇分析報告時，你通常會先開始考慮你想要進行交流的那些讀者所具有的特征。你必須考慮那些即將閱讀你的報告的讀者的這些特征：是誰（who）、是什么（what）、為什么（why）、在哪里（where）、什么時間（when），以及如何做（how）。這里有一些你需要考慮的和讀者有關(guān)的內(nèi)容。 

是誰

讀者通常是通過他針對報告所扮演的角色來定義的。一些讀者會用這份報告來做決策。一些讀者會通過這份報告學(xué)習(xí)新的信息。其他的會根據(jù)自己已經(jīng)知道的情況來評論這份報告。因此，一份統(tǒng)計報告的讀者通常會被定義為：決策人員、股東（利益相關(guān)者）、評論家或者對報告感興趣的個人。 

有的報告只會被一個人閱讀，但是大部份報告會有很多讀者。各行各業(yè)的人都有可能閱讀你的報告。因此，會有初級的、中級的、甚至更多不同級別的讀者參與閱讀。這是有問題的，因為你無法取悅每個人。因此，要通過定位你的讀者，首先關(guān)注接收你的信息的最重要的讀者，其次關(guān)注讀者中群體最大的那一部分。 

是什么

一旦知道你的報告的目標(biāo)受眾是哪些人，你就應(yīng)當(dāng)嘗試弄明白他們的特征。或許對于一個技術(shù)報告作者來說，最重要的特征是讀者對報告的主題和報告中描述的統(tǒng)計技術(shù)的了解程度。你可能沒辦法改變讀者對報告主題的知識儲備，但是你可以通過調(diào)整呈現(xiàn)統(tǒng)計信息的方式幫助讀者理解內(nèi)容。例如，一個數(shù)據(jù)分析師可能遇到的讀者類型包括：

• 數(shù)學(xué)恐懼者。懼怕數(shù)字但是或許愿意了解概念。不要使用任何統(tǒng)計學(xué)術(shù)語。不要呈現(xiàn)公式。盡可能少的使用數(shù)字。例如，用“大約一半”代替任何百分比在50%左右的數(shù)字。那些額外的精度對數(shù)學(xué)恐懼者來說并不重要。

• 過路人。懂一些知識但是不怎么感興趣。不要擔(dān)心路過者，他們不會看超過摘要以外的內(nèi)容。要確保摘要簡明扼要并且突出最重要的發(fā)現(xiàn)，否則的話，他們可能會聚焦在相對不重要的內(nèi)容上。

• 游客。懂一些知識并且有興趣。穩(wěn)當(dāng)一點。只是用你定義明確的基本術(shù)語。可以使用數(shù)字，只不過在一張表格里不要用得太多。將數(shù)值化為證書以保證你沒有暗示錯誤的精確度。堅持使用餅圖、柱狀圖，或許偶爾使用一下散點圖，不要使用比這些更復(fù)雜的工具。不要使用任何公式。

• 賣弄者。懂得比自己認(rèn)為的少并且想要展示。只要你把你表達(dá)的意思定義出來，就可以使用術(shù)語。甚至一個喜歡賣弄的人也可能學(xué)到些東西。同樣的，使用數(shù)字、統(tǒng)計圖表，以及公式也是可以的，只要你能清晰的解釋它們的含義。這類人如果沒有指導(dǎo)的話可能會得出不正確的結(jié)論。

• 非專業(yè)人員。其他的可以理解基本術(shù)語的分析員。你寫什么都可以，只要能夠清晰的表達(dá)你的觀點。

• 同行。其他的可以理解所有術(shù)語的分析員。你怎么寫都行。

讀者的特征為報告的長度、撰寫的語調(diào)和風(fēng)格提供了指導(dǎo)。 

為什么

那些讀者很可能是對你的報告非常感興趣呢還是僅僅是對它感到好奇（如果他們沒有興趣，那么他們就不算是讀者）？對自己坦誠一點。為什么別人要有興趣閱讀你的報告呢？你將誰定義成為你的目標(biāo)讀者呢？他們會用你的發(fā)現(xiàn)做些什么呢？他們會了解到有用信息嗎？他們將會做出一個決策呢還是會采取一個行動呢？這對他們來說是一個很重要的東西呢還是他們必須關(guān)注的？ 

在哪里

這份報告的受眾是一個數(shù)量、范圍有限的群體呢，例如為一個組織而進行的分析，還是任何人都有可能閱讀它呢？這份報告的目標(biāo)是組織中的上層人員呢還是普通人員（也就是說是自下而上還是自上而下）？關(guān)于這份報告有沒有安全性或保密性的顧慮呢，無論是在個體還是組織層面上？ 

什么時間

讀者什么時候需要看到你的報告？在公布報告以前誰必須復(fù)查這份報告以及復(fù)查需要多久？截稿日期是否無法變動？你還剩多久的時間來撰寫這份報告？是否有足夠的時間讓你想清楚你需要寫什么？是不是有時間讓你進行必要的額外的分析以填補報告大綱中的空白？當(dāng)復(fù)查你的報告的時間是你撰寫它所花費的時間的兩倍的時候，你是否會因此生氣呢？ 

這里有一些你應(yīng)當(dāng)牢記于心的建議。絕對，絕對，絕對不要將你沒有寫完、沒有編輯好的報告的草稿提交上去應(yīng)付復(fù)查。我告訴自己我寫的每份報告都要遵守這條規(guī)則。不幸的是，想大多數(shù)人一樣，我不聽自己說的話。 

如何做

最后，你要考慮如何呈現(xiàn)這份報告才能使讀者從中或許到最多的信息。這里有五條需要你考慮的。 

組裝。你寫的報告將被如何組裝起來（也就是說：組裝成一件可以被分銷的產(chǎn)品）？它將是一個簡短的書信式報告，一份綜合報告，一篇博客或者是一篇網(wǎng)絡(luò)文章，一篇專業(yè)的期刊文章，一份權(quán)威報告，還是你的報告會構(gòu)成其他文件的組成部分呢？

形式。你的這份報告將以電子文件的形式還是紙質(zhì)文件的形式被分發(fā)呢？如果它是以電子形式被分發(fā)的話，它能否在互聯(lián)網(wǎng)上取得呢？它能否被編輯呢？它是否會以什么形式限制獲取呢，例如密碼？

外觀。這份報告是只能以白紙黑字的形式來呈現(xiàn)呢還是可以使用彩色內(nèi)容？圖表與文字的比重是多少？這份報告是很傳統(tǒng)的呢還是會很華麗，就像營銷手冊一樣？報告里會有11×17英寸大的折疊頁呢還是會有超大的像地圖一樣的插入頁呢？

特殊項目。除了報告以外你是否還需要提供其他東西呢？例如數(shù)據(jù)的電子文件，分析腳本或者程序代碼，以及輸出結(jié)果。你是否需要根據(jù)報告內(nèi)容創(chuàng)建一份演示文稿呢？你的圖表是否會被用在法庭上或者被用在公開展示中？

易使用性。你是否需要遵循1973年《復(fù)興法案》中的第508條準(zhǔn)則？這可能會影響你在標(biāo)題、表格、圖表以及特殊字符上的使用。在你的圖表中，你是否應(yīng)該考慮常見的色盲形式？ 

花一些時間

在評估你的讀者的時候，你沒必要把以上所有的細(xì)節(jié)都闡述一遍，并且，許多細(xì)節(jié)只需要片刻的思考就可以了。但是，如果你把這些點都考慮過一遍以后，你會更好的理解你是為誰寫這份報告的以及你應(yīng)當(dāng)如何撰寫它。

03  明確方法

從高中起你就被告知行文開始前要擬一個大綱，寫分析報告也是這樣。然而有許多可能的提綱你可以根據(jù)您的受眾特點和期望來選擇。你首先要決定的是報告最終的建議是什么。

您的報告是像政府部門的行政簡報（不要混淆法律簡報），信函報告，總結(jié)報告，綜合報告，互聯(lián)網(wǎng)文章或博客，專業(yè)期刊文章或白皮書等等。每一種報告都有自己的受眾類型，內(nèi)容和風(fēng)格。以下是他們的差異的總結(jié)。

寫報告就像是去旅行。信息就是你想要傳遞給最終目的地——觀眾的資產(chǎn)。報告的建議是持有信息的車輛。現(xiàn)在，您需要一張地圖來了解如何到達(dá)目的地——那就是提供。 

就像地圖上有不只一條可能的路線，這里也有幾種可能的大綱策略可以用來編寫報告。以下提供六個。 

• “不置可否”的方法。這是沒有經(jīng)驗的報告作者在沒有指導(dǎo)時所做的。他們像大學(xué)里可能做過的那樣，或者在他們走的時候把事情做好。這可能會工作得很好，或者像父親節(jié)的“毛利秀”一樣令人困惑?？紤]到這個報告涉及統(tǒng)計數(shù)據(jù)，你可以猜出它是哪一種類型。

• 歷史的方法。這是沒有經(jīng)驗的報告作者使用的另一種方法。他們重復(fù)上次做類似報告時所做的事情。這也可能工作得很好。但最后的報告可能是失敗的，無法傳達(dá)其信息。

• “標(biāo)準(zhǔn)”方法。有的公司或組織對他們的所有報告都有一套標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)則，甚至要求在報告發(fā)布之前先經(jīng)過正式的審查。許多學(xué)術(shù)和專業(yè)期刊使用這種規(guī)定性的方法。結(jié)果可能好也可能不會很好，但至少看起來像其他報告。

• 軍事方法。你告訴他們你要告訴他們什么，然后告訴他們，然后再告訴他們你已經(jīng)告訴他們什么了。軍事方式可能是冗余而無聊，但有些職業(yè)靠它而生。如果你有一個可能會丟失細(xì)節(jié)的重要信息，這種方法效果很好。

• 跟隨數(shù)據(jù)的方法。如果您具有非常結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)分析，則可以按順序報告每個數(shù)據(jù)片段。調(diào)查往往屬于這一類。這種方法使編寫報告變得容易，因為在按照原始順序重新組合之前，可以將報告各個部分分開并分發(fā)給其他人寫。缺點是這種方法通常沒有給出綜合的結(jié)果。讀者只能自己思考這一切意味著什么。

• 講故事的方法。這種方法認(rèn)為閱讀統(tǒng)計報告不應(yīng)該像修剪草坪一樣枯燥。相反，你應(yīng)該引導(dǎo)讀者的好奇心，就像解開神秘的謀殺案之謎，你一點點地提供線索，但當(dāng)把所有的線索放在一起時你給出的結(jié)論又十分合理。這與上述的“跟隨數(shù)據(jù)的方法”幾乎相反。在講故事的方法中，報告從最簡單的數(shù)據(jù)分析開始，逐漸地過渡到精彩的高潮 - 分析的結(jié)論。與結(jié)論不相關(guān)的分析將被省略。通常報告的過程有一些弧線，譬如先前介紹的分析結(jié)果在后面的章節(jié)中被重申，以顯示它是如何支撐整個故事情節(jié)。圖表在這種方法中非常重要。提綱更像是故事概述。對于每個文本頁面，可能圖表占據(jù)了一大半。講故事的報告通常比其他方法的報告需要更長的時間，但是如果你的讀者有耐心閱讀完，那么結(jié)果將是會更深刻的（也就是說，不要試圖把故事講給路人聽）。 

所以，確保你有一個合適的提綱，但不要讓它限制你。有一個地圖并不意味著你不能半途改變你的路線（只要能到達(dá)目的地，什么路線都可以）。在構(gòu)建提綱時，盡量平衡各部分，使讀者有周期性的休息。但是，在每個部分中，小節(jié)的長度應(yīng)與其重要性相對應(yīng)。

關(guān)于作者：

作者簡介：Charlie Kufs已經(jīng)從事數(shù)據(jù)處理工作超過35年，開始他是一名水文地質(zhì)工作者，自從二十世紀(jì)九十年代以后開始以統(tǒng)計學(xué)家的身份工作。他職業(yè)生涯的前24年是擔(dān)任私人部門的咨詢師，過去的十年則是作為一名統(tǒng)計學(xué)家為美國政府工作。他通過了美國質(zhì)量協(xié)會的六西格瑪綠帶認(rèn)證并且擁有許多值得稱贊的出版物，包括介紹應(yīng)用統(tǒng)計的《Stats with Cats》一書。