撰寫報(bào)告就像是任何其他的技能一樣，要通過學(xué)習(xí)具體的流程和不斷練習(xí)才能提升。這篇文章詳實(shí)地闡述了一個(gè)數(shù)據(jù)報(bào)告“苦手”如何“上手”修煉這門技能。

01  明確內(nèi)容

在每次的數(shù)據(jù)分析工作中，將分析過程與結(jié)果寫成一份通俗易懂的報(bào)告是工作的最后一步，并且對(duì)有的人來說，這也是最難的一步。一份技術(shù)報(bào)告的目的是傳遞信息。然而，技術(shù)信息是很難讓人理解的，因?yàn)樗粌H復(fù)雜，而且無法讓人輕易的了解。將數(shù)學(xué)焦慮等融入到任何事情都可以被統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)證實(shí)這一流行觀念中，你就可以明白為什么做數(shù)據(jù)分析報(bào)告是一份挑戰(zhàn)。 

一個(gè)人撰寫有效的數(shù)據(jù)分析報(bào)告的能力不應(yīng)該被假定。它和為課堂作業(yè)寫一份只有指導(dǎo)員才去看的課題報(bào)告不是一回事。并且數(shù)據(jù)分析員只接受過少量的或者沒有接受過這類技術(shù)寫作格式的培訓(xùn)是一個(gè)普遍的現(xiàn)象。一些數(shù)據(jù)分析員從來沒做過這樣的工作，并且他們害怕這個(gè)工作過程；一些數(shù)據(jù)分析員沒怎么做過這樣的工作，并且他們認(rèn)為每份報(bào)告差不多都一樣；一些數(shù)據(jù)分析員在不同的情況下學(xué)過怎么寫報(bào)告，比方說寫公司的通訊稿，并且他們認(rèn)為自己了解所有需要了解的東西；還有最壞的情況是，有的數(shù)據(jù)分析員在沒有指導(dǎo)的情況下寫了分析報(bào)告，養(yǎng)成了壞習(xí)慣，并且自己還不知道。 

十分肯定的是，如果你還沒有上過與撰寫數(shù)據(jù)分析報(bào)告相關(guān)的大學(xué)課程或者職業(yè)發(fā)展課程，沒有在工作中接受過相關(guān)的指導(dǎo)，并且也沒有做過獨(dú)立的相關(guān)性閱讀，那么，你需要學(xué)習(xí)一些關(guān)于撰寫技術(shù)報(bào)告的知識(shí)。撰寫報(bào)告就像是任何其他的技能一樣，要通過學(xué)習(xí)具體的流程和不斷練習(xí)才能提升。下面是四件你可以嘗試用來提高你的技能的事情。 

• 自主學(xué)習(xí)。了解其他人對(duì)技術(shù)寫作的認(rèn)識(shí)。瀏覽與“統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告”和“技術(shù)寫作”有關(guān)的網(wǎng)站，這種網(wǎng)站有數(shù)以百萬個(gè)。學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)課程或者線下課程。閱讀相關(guān)書籍或指導(dǎo)手冊(cè)。通過雅虎，谷歌或者領(lǐng)英加入到相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)小組中去。將你自己沉浸在這個(gè)話題中，就像你在學(xué)校里做過的那樣。

• 了解批評(píng)。在你的職業(yè)生涯中，你將給出或者收到很多關(guān)于技術(shù)報(bào)告的批評(píng)。并不是所有的批評(píng)都具有相同的價(jià)值。首先，你需要考慮是誰在批評(píng)。有的評(píng)論家從來沒有寫過數(shù)據(jù)分析報(bào)告，甚至有的從來沒有分析過數(shù)據(jù)。但是，如果這個(gè)批評(píng)家是那個(gè)付賬單的人，那你還是想辦法受著吧。如果是你給出批評(píng)的話，你需要學(xué)習(xí)如何給出有建設(shè)性的批評(píng)。要尊重報(bào)告寫作者對(duì)寫作結(jié)構(gòu)和形式的判斷，除非這份報(bào)告實(shí)在是太糟糕了。關(guān)注內(nèi)容。做個(gè)友善的人。

• 下載案例。在網(wǎng)上尋找關(guān)于數(shù)據(jù)分析報(bào)告的例子（提示：搜索的時(shí)候加上“pdf”和“下載”可能會(huì)有幫助）。評(píng)論這些例子。這些報(bào)告的受眾是誰？傳遞的信息是什么？每份報(bào)告的優(yōu)缺點(diǎn)有哪些？哪些報(bào)告你覺得屬于好的例子？他們做的哪些工作是你在將來工作時(shí)可能會(huì)想去做的？

• 找到適合你的。當(dāng)你在網(wǎng)上查找與技術(shù)寫作相關(guān)的建議或者學(xué)習(xí)知識(shí)淵博的指導(dǎo)員開設(shè)的課程時(shí)，你將會(huì)聽到一些不同的觀點(diǎn)。每個(gè)人都會(huì)提到受眾和內(nèi)容，但是大部分人在報(bào)告結(jié)構(gòu)、寫作風(fēng)格及如何進(jìn)行寫作方面的觀點(diǎn)都很有局限性。如果專家讓你做的事情感覺不對(duì)的話，那就忽略它。只要確定你最終選擇的方法適合你自己以及將會(huì)讀到你的報(bào)告的受眾就好了。 

如果上面的四點(diǎn)你都做了，那么接下來就僅僅是練習(xí)的問題了。你會(huì)從你撰寫的每份報(bào)告里學(xué)到一些東西。如果你對(duì)數(shù)據(jù)分析報(bào)告撰寫流程很陌生的話，那么可以考慮學(xué)習(xí)下面的六個(gè)課程。 

第一課——明確內(nèi)容

第二課——了解讀者

第三課——明確方法

第四課——吸引注意力

第五課——完成

第六課——得到認(rèn)可

 第一課—明確內(nèi)容 

從你最了解的部分著手開始。在寫一份數(shù)據(jù)分析報(bào)告時(shí)，你最了解的部分應(yīng)該是你分析的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、繪制的圖形以及建立的模型。 

你應(yīng)該有能力去描述你是如何呈現(xiàn)總體特征的，如何生成這些數(shù)據(jù)的或者是提供了這些數(shù)據(jù)的源頭，在做探索性的分析時(shí)你發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)存在哪些問題，你是如何處理這些數(shù)據(jù)的，對(duì)異常數(shù)據(jù)你做了怎樣的處理，應(yīng)用了怎樣的變換方法，對(duì)于缺失的和重復(fù)的數(shù)據(jù)你做了什么，你是如何處理違反假設(shè)的情況和不顯著的結(jié)果的。 

接下來，你需要決定什么是重要的內(nèi)容，以及，哪些內(nèi)容對(duì)報(bào)告閱讀者來說是重要的。因?yàn)槌悄銓懙膱?bào)告是面向你的大學(xué)教授或者是同齡的數(shù)據(jù)分析專業(yè)人員，否則的話，你可以十分確定的認(rèn)為沒有人想聽你講你是如何解決各類問題的，你用了什么技巧，或者你在分析數(shù)據(jù)的時(shí)候多么努力。沒有人在意你的結(jié)果是來自Excel表格還是一段自己用R語言編寫的程序。 

一旦整理出了你需要的信息，就為這份報(bào)告寫一個(gè)概述，這樣你就會(huì)知道你都要寫些什么內(nèi)容。這樣做可以幫助你不偏離主線。你的總結(jié)或許可以選擇以下三種形式中的一種： 

• 執(zhí)行總結(jié)。執(zhí)行總結(jié)面對(duì)的是決策者或者那些沒有足夠的時(shí)間或耐心去閱讀超過400字的文章的人。把你的概述縮減到一頁以內(nèi)，不要使用任何術(shù)語，只提供那些決策者需要的，可以幫助他采取適當(dāng)行動(dòng)的結(jié)果信息（也就是：你想要傳達(dá)的信息）。

• 總括。總括面對(duì)的是大部分讀者，無論他們是否會(huì)閱讀這份報(bào)告。一篇總括是報(bào)告內(nèi)容的刪減版，并且關(guān)注點(diǎn)在你想要傳達(dá)的信息上?？偫ǖ膬?nèi)容也不應(yīng)超過幾頁紙。

• 摘要。摘要面對(duì)的是同專業(yè)的人以及其他可以看懂?dāng)?shù)據(jù)分析的人。一篇摘要的內(nèi)容通常是一頁紙或者少于一頁紙，并且總結(jié)了你所做的所有的重要的工作，從定義總體到評(píng)估效應(yīng)量。摘要通常被用在學(xué)術(shù)論文寫作中。 

一旦你知道了你的讀者是誰，你就可以重新撰寫概述以便抓住讀者的注意力。

02  了解讀者

每篇教你自學(xué)技術(shù)寫作的文章都會(huì)首先告訴讀者要考慮他們撰寫報(bào)告的觀眾。即使如此，或許很少有作者真的這樣去做。

在統(tǒng)計(jì)分析中，你通常會(huì)先開始考慮你想要做出推斷的那些總體所具有的特征。與之相似的，當(dāng)你開始撰寫一篇分析報(bào)告時(shí)，你通常會(huì)先開始考慮你想要進(jìn)行交流的那些讀者所具有的特征。你必須考慮那些即將閱讀你的報(bào)告的讀者的這些特征：是誰（who）、是什么（what）、為什么（why）、在哪里（where）、什么時(shí)間（when），以及如何做（how）。這里有一些你需要考慮的和讀者有關(guān)的內(nèi)容。 

是誰

讀者通常是通過他針對(duì)報(bào)告所扮演的角色來定義的。一些讀者會(huì)用這份報(bào)告來做決策。一些讀者會(huì)通過這份報(bào)告學(xué)習(xí)新的信息。其他的會(huì)根據(jù)自己已經(jīng)知道的情況來評(píng)論這份報(bào)告。因此，一份統(tǒng)計(jì)報(bào)告的讀者通常會(huì)被定義為：決策人員、股東（利益相關(guān)者）、評(píng)論家或者對(duì)報(bào)告感興趣的個(gè)人。 

有的報(bào)告只會(huì)被一個(gè)人閱讀，但是大部份報(bào)告會(huì)有很多讀者。各行各業(yè)的人都有可能閱讀你的報(bào)告。因此，會(huì)有初級(jí)的、中級(jí)的、甚至更多不同級(jí)別的讀者參與閱讀。這是有問題的，因?yàn)槟銦o法取悅每個(gè)人。因此，要通過定位你的讀者，首先關(guān)注接收你的信息的最重要的讀者，其次關(guān)注讀者中群體最大的那一部分。 

是什么

一旦知道你的報(bào)告的目標(biāo)受眾是哪些人，你就應(yīng)當(dāng)嘗試弄明白他們的特征。或許對(duì)于一個(gè)技術(shù)報(bào)告作者來說，最重要的特征是讀者對(duì)報(bào)告的主題和報(bào)告中描述的統(tǒng)計(jì)技術(shù)的了解程度。你可能沒辦法改變讀者對(duì)報(bào)告主題的知識(shí)儲(chǔ)備，但是你可以通過調(diào)整呈現(xiàn)統(tǒng)計(jì)信息的方式幫助讀者理解內(nèi)容。例如，一個(gè)數(shù)據(jù)分析師可能遇到的讀者類型包括：

• 數(shù)學(xué)恐懼者。懼怕數(shù)字但是或許愿意了解概念。不要使用任何統(tǒng)計(jì)學(xué)術(shù)語。不要呈現(xiàn)公式。盡可能少的使用數(shù)字。例如，用“大約一半”代替任何百分比在50%左右的數(shù)字。那些額外的精度對(duì)數(shù)學(xué)恐懼者來說并不重要。

• 過路人。懂一些知識(shí)但是不怎么感興趣。不要擔(dān)心路過者，他們不會(huì)看超過摘要以外的內(nèi)容。要確保摘要簡明扼要并且突出最重要的發(fā)現(xiàn)，否則的話，他們可能會(huì)聚焦在相對(duì)不重要的內(nèi)容上。

• 游客。懂一些知識(shí)并且有興趣。穩(wěn)當(dāng)一點(diǎn)。只是用你定義明確的基本術(shù)語?？梢允褂脭?shù)字，只不過在一張表格里不要用得太多。將數(shù)值化為證書以保證你沒有暗示錯(cuò)誤的精確度。堅(jiān)持使用餅圖、柱狀圖，或許偶爾使用一下散點(diǎn)圖，不要使用比這些更復(fù)雜的工具。不要使用任何公式。

• 賣弄者。懂得比自己認(rèn)為的少并且想要展示。只要你把你表達(dá)的意思定義出來，就可以使用術(shù)語。甚至一個(gè)喜歡賣弄的人也可能學(xué)到些東西。同樣的，使用數(shù)字、統(tǒng)計(jì)圖表，以及公式也是可以的，只要你能清晰的解釋它們的含義。這類人如果沒有指導(dǎo)的話可能會(huì)得出不正確的結(jié)論。

• 非專業(yè)人員。其他的可以理解基本術(shù)語的分析員。你寫什么都可以，只要能夠清晰的表達(dá)你的觀點(diǎn)。

• 同行。其他的可以理解所有術(shù)語的分析員。你怎么寫都行。

讀者的特征為報(bào)告的長度、撰寫的語調(diào)和風(fēng)格提供了指導(dǎo)。 

為什么

那些讀者很可能是對(duì)你的報(bào)告非常感興趣呢還是僅僅是對(duì)它感到好奇（如果他們沒有興趣，那么他們就不算是讀者）？對(duì)自己坦誠一點(diǎn)。為什么別人要有興趣閱讀你的報(bào)告呢？你將誰定義成為你的目標(biāo)讀者呢？他們會(huì)用你的發(fā)現(xiàn)做些什么呢？他們會(huì)了解到有用信息嗎？他們將會(huì)做出一個(gè)決策呢還是會(huì)采取一個(gè)行動(dòng)呢？這對(duì)他們來說是一個(gè)很重要的東西呢還是他們必須關(guān)注的？ 

在哪里

這份報(bào)告的受眾是一個(gè)數(shù)量、范圍有限的群體呢，例如為一個(gè)組織而進(jìn)行的分析，還是任何人都有可能閱讀它呢？這份報(bào)告的目標(biāo)是組織中的上層人員呢還是普通人員（也就是說是自下而上還是自上而下）？關(guān)于這份報(bào)告有沒有安全性或保密性的顧慮呢，無論是在個(gè)體還是組織層面上？ 

什么時(shí)間

讀者什么時(shí)候需要看到你的報(bào)告？在公布報(bào)告以前誰必須復(fù)查這份報(bào)告以及復(fù)查需要多久？截稿日期是否無法變動(dòng)？你還剩多久的時(shí)間來撰寫這份報(bào)告？是否有足夠的時(shí)間讓你想清楚你需要寫什么？是不是有時(shí)間讓你進(jìn)行必要的額外的分析以填補(bǔ)報(bào)告大綱中的空白？當(dāng)復(fù)查你的報(bào)告的時(shí)間是你撰寫它所花費(fèi)的時(shí)間的兩倍的時(shí)候，你是否會(huì)因此生氣呢？ 

這里有一些你應(yīng)當(dāng)牢記于心的建議。絕對(duì)，絕對(duì)，絕對(duì)不要將你沒有寫完、沒有編輯好的報(bào)告的草稿提交上去應(yīng)付復(fù)查。我告訴自己我寫的每份報(bào)告都要遵守這條規(guī)則。不幸的是，想大多數(shù)人一樣，我不聽自己說的話。 

如何做

最后，你要考慮如何呈現(xiàn)這份報(bào)告才能使讀者從中或許到最多的信息。這里有五條需要你考慮的。 

組裝。你寫的報(bào)告將被如何組裝起來（也就是說：組裝成一件可以被分銷的產(chǎn)品）？它將是一個(gè)簡短的書信式報(bào)告，一份綜合報(bào)告，一篇博客或者是一篇網(wǎng)絡(luò)文章，一篇專業(yè)的期刊文章，一份權(quán)威報(bào)告，還是你的報(bào)告會(huì)構(gòu)成其他文件的組成部分呢？

形式。你的這份報(bào)告將以電子文件的形式還是紙質(zhì)文件的形式被分發(fā)呢？如果它是以電子形式被分發(fā)的話，它能否在互聯(lián)網(wǎng)上取得呢？它能否被編輯呢？它是否會(huì)以什么形式限制獲取呢，例如密碼？

外觀。這份報(bào)告是只能以白紙黑字的形式來呈現(xiàn)呢還是可以使用彩色內(nèi)容？圖表與文字的比重是多少？這份報(bào)告是很傳統(tǒng)的呢還是會(huì)很華麗，就像營銷手冊(cè)一樣？報(bào)告里會(huì)有11×17英寸大的折疊頁呢還是會(huì)有超大的像地圖一樣的插入頁呢？

特殊項(xiàng)目。除了報(bào)告以外你是否還需要提供其他東西呢？例如數(shù)據(jù)的電子文件，分析腳本或者程序代碼，以及輸出結(jié)果。你是否需要根據(jù)報(bào)告內(nèi)容創(chuàng)建一份演示文稿呢？你的圖表是否會(huì)被用在法庭上或者被用在公開展示中？

易使用性。你是否需要遵循1973年《復(fù)興法案》中的第508條準(zhǔn)則？這可能會(huì)影響你在標(biāo)題、表格、圖表以及特殊字符上的使用。在你的圖表中，你是否應(yīng)該考慮常見的色盲形式？ 

花一些時(shí)間

在評(píng)估你的讀者的時(shí)候，你沒必要把以上所有的細(xì)節(jié)都闡述一遍，并且，許多細(xì)節(jié)只需要片刻的思考就可以了。但是，如果你把這些點(diǎn)都考慮過一遍以后，你會(huì)更好的理解你是為誰寫這份報(bào)告的以及你應(yīng)當(dāng)如何撰寫它。

03  明確方法

從高中起你就被告知行文開始前要擬一個(gè)大綱，寫分析報(bào)告也是這樣。然而有許多可能的提綱你可以根據(jù)您的受眾特點(diǎn)和期望來選擇。你首先要決定的是報(bào)告最終的建議是什么。

您的報(bào)告是像政府部門的行政簡報(bào)（不要混淆法律簡報(bào)），信函報(bào)告，總結(jié)報(bào)告，綜合報(bào)告，互聯(lián)網(wǎng)文章或博客，專業(yè)期刊文章或白皮書等等。每一種報(bào)告都有自己的受眾類型，內(nèi)容和風(fēng)格。以下是他們的差異的總結(jié)。

寫報(bào)告就像是去旅行。信息就是你想要傳遞給最終目的地——觀眾的資產(chǎn)。報(bào)告的建議是持有信息的車輛。現(xiàn)在，您需要一張地圖來了解如何到達(dá)目的地——那就是提供。 

就像地圖上有不只一條可能的路線，這里也有幾種可能的大綱策略可以用來編寫報(bào)告。以下提供六個(gè)。 

• “不置可否”的方法。這是沒有經(jīng)驗(yàn)的報(bào)告作者在沒有指導(dǎo)時(shí)所做的。他們像大學(xué)里可能做過的那樣，或者在他們走的時(shí)候把事情做好。這可能會(huì)工作得很好，或者像父親節(jié)的“毛利秀”一樣令人困惑?？紤]到這個(gè)報(bào)告涉及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，你可以猜出它是哪一種類型。

• 歷史的方法。這是沒有經(jīng)驗(yàn)的報(bào)告作者使用的另一種方法。他們重復(fù)上次做類似報(bào)告時(shí)所做的事情。這也可能工作得很好。但最后的報(bào)告可能是失敗的，無法傳達(dá)其信息。

• “標(biāo)準(zhǔn)”方法。有的公司或組織對(duì)他們的所有報(bào)告都有一套標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)則，甚至要求在報(bào)告發(fā)布之前先經(jīng)過正式的審查。許多學(xué)術(shù)和專業(yè)期刊使用這種規(guī)定性的方法。結(jié)果可能好也可能不會(huì)很好，但至少看起來像其他報(bào)告。

• 軍事方法。你告訴他們你要告訴他們什么，然后告訴他們，然后再告訴他們你已經(jīng)告訴他們什么了。軍事方式可能是冗余而無聊，但有些職業(yè)靠它而生。如果你有一個(gè)可能會(huì)丟失細(xì)節(jié)的重要信息，這種方法效果很好。

• 跟隨數(shù)據(jù)的方法。如果您具有非常結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)分析，則可以按順序報(bào)告每個(gè)數(shù)據(jù)片段。調(diào)查往往屬于這一類。這種方法使編寫報(bào)告變得容易，因?yàn)樵诎凑赵柬樞蛑匦陆M合之前，可以將報(bào)告各個(gè)部分分開并分發(fā)給其他人寫。缺點(diǎn)是這種方法通常沒有給出綜合的結(jié)果。讀者只能自己思考這一切意味著什么。

• 講故事的方法。這種方法認(rèn)為閱讀統(tǒng)計(jì)報(bào)告不應(yīng)該像修剪草坪一樣枯燥。相反，你應(yīng)該引導(dǎo)讀者的好奇心，就像解開神秘的謀殺案之謎，你一點(diǎn)點(diǎn)地提供線索，但當(dāng)把所有的線索放在一起時(shí)你給出的結(jié)論又十分合理。這與上述的“跟隨數(shù)據(jù)的方法”幾乎相反。在講故事的方法中，報(bào)告從最簡單的數(shù)據(jù)分析開始，逐漸地過渡到精彩的高潮 - 分析的結(jié)論。與結(jié)論不相關(guān)的分析將被省略。通常報(bào)告的過程有一些弧線，譬如先前介紹的分析結(jié)果在后面的章節(jié)中被重申，以顯示它是如何支撐整個(gè)故事情節(jié)。圖表在這種方法中非常重要。提綱更像是故事概述。對(duì)于每個(gè)文本頁面，可能圖表占據(jù)了一大半。講故事的報(bào)告通常比其他方法的報(bào)告需要更長的時(shí)間，但是如果你的讀者有耐心閱讀完，那么結(jié)果將是會(huì)更深刻的（也就是說，不要試圖把故事講給路人聽）。 

所以，確保你有一個(gè)合適的提綱，但不要讓它限制你。有一個(gè)地圖并不意味著你不能半途改變你的路線（只要能到達(dá)目的地，什么路線都可以）。在構(gòu)建提綱時(shí)，盡量平衡各部分，使讀者有周期性的休息。但是，在每個(gè)部分中，小節(jié)的長度應(yīng)與其重要性相對(duì)應(yīng)。

關(guān)于作者：

作者簡介：Charlie Kufs已經(jīng)從事數(shù)據(jù)處理工作超過35年，開始他是一名水文地質(zhì)工作者，自從二十世紀(jì)九十年代以后開始以統(tǒng)計(jì)學(xué)家的身份工作。他職業(yè)生涯的前24年是擔(dān)任私人部門的咨詢師，過去的十年則是作為一名統(tǒng)計(jì)學(xué)家為美國政府工作。他通過了美國質(zhì)量協(xié)會(huì)的六西格瑪綠帶認(rèn)證并且擁有許多值得稱贊的出版物，包括介紹應(yīng)用統(tǒng)計(jì)的《Stats with Cats》一書。